Госархивы – это госучреждения, основное звено системы учреждений ФАС (Федеральной архивной службы) нашей страны. В целях постоянного хранения государственной части Архивного фонда России они комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц, обеспечения общественных потребностей в документной ретроспективной информации и учитывают архивные документы.
В тексте Правил термины «госархив», «архив» употребляются как объединяющее понятие по отношению к федеральным архивам и госархивам и центрам документации субъектов РФ.
В своей деятельности госархивы руководствуются законодательством РФ и субъектов РФ.
До недавнего времени госархивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения, развитие научно-технического прогресса и устаревание некоторых положений обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы госархивов.
Основные отличия таковы.
В Правилах описана современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на документы. Усилен универсальный характер Правил – их требования в части общих для госархивов норм рассчитаны на архивы разного состава и объема, в том числе на архивы, хранящие научно-техническую документацию.
Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, хранящие документы муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими.
В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных фондов. Сейчас правила исходят из того, что все документы Архивного фонда Российской Федерации по определению являются ценными, и в них выделяются категории уникальных и особо ценных документов.
Особенностями этих Правил являются также: